ایمیل رسمی انگلیسی پنج بخش دارد: موضوع کوتاه و روشن، سلام رسمی مثل Dear Ms Smith، بیان دلیل نوشتن در همان جمله اول، توضیح و درخواست مؤدبانه، و پایان رسمی مثل Kind regards همراه با نام کامل. ایمیل را کوتاه، مؤدب و بدون اصطلاحات محاوره‌ای بنویس.
فهرست مطالب
- ساختار ایمیل رسمی انگلیسی
- سلام و پایان: کدام را کجا بنویسیم؟
- جملات آماده ایمیل رسمی
- سه ایمیل نمونه کامل
- لحن رسمی: چه کنیم و چه نکنیم
- چک‌لیست قبل از ارسال
- تمرین کن
- سؤال‌های رایج
- منابع
ایمیل رسمی از کاربردی‌ترین مهارت‌های نوشتن است: درخواست از استاد، اپلای برای کار، پیگیری سفارش یا مکاتبه با دانشگاه. خبر خوب این است که ایمیل رسمی قالب نسبتاً ثابتی دارد و با چند جمله آماده می‌شود بیشترش را درست نوشت. اگر می‌خواهی نوشتن را از پایه تقویت کنی، اول نگاهی به تقویت ریدینگ انگلیسی و رایتینگ بینداز.
ساختار ایمیل رسمی انگلیسی
| بخش | نمونه | نکته |
|---|---|---|
| موضوع (Subject) | Request for a meeting – 12 May | کوتاه و دقیق؛ خواننده باید از همین خط بفهمد چه می‌خواهی |
| سلام (Greeting) | Dear Ms Johnson, | بعدش ویرگول؛ متن از خط بعد شروع می‌شود |
| جمله آغازین | I am writing to… | دلیل نوشتن همان اول |
| متن اصلی | I would be grateful if… | یک ایده در هر پاراگراف کوتاه |
| جمله پایانی | I look forward to hearing from you. | تشکر یا انتظار پاسخ |
| پایان (Closing) | Kind regards, | بعدش ویرگول و نام در خط بعد |
بریتیش کانسل در درس‌های English for emails توصیه می‌کند بعد از سلام ویرگول بگذاری و متن را از خط بعد شروع کنی، و همین کار را بعد از عبارت پایانی و قبل از نامت تکرار کنی.
سلام و پایان: کدام را کجا بنویسیم؟
انتخاب سلام به این بستگی دارد که اسم گیرنده را میدانی یا نه:
| موقعیت | سلام | پایان رایج |
|---|---|---|
| اسم را میدانی | Dear Mr Brown, / Dear Dr Lee, | Kind regards, / Yours sincerely, |
| اسم را نمیدانی | Dear Sir or Madam, | Yours faithfully, |
| بخش یا سمت را میدانی | Dear Admissions Team, / Dear Hiring Manager, | Kind regards, / Yours faithfully, |
| آشنای کاری | Dear Sarah, | Best regards, / Best wishes, |
- Yours faithfully و Yours sincerely رسمیاند؛ طبق سنت بریتانیایی اولی معمولاً با Dear Sir or Madam و دومی با اسم گیرنده می‌آید.
- Regards و Kind regards طبق درس‌های بریتیش کانسل کمی دوستانه‌تر ولی همچنان مناسب ایمیل کاری‌اند.
- عبارت‌های خودمانی مثل Cheers یا See you soon را در ایمیل رسمی ننویس.
- عنوان را با نام خانوادگی بیاور: Dear Ms Ahmadi، نه Dear Ms Sara. اگر نمیدانی خانم متأهل است یا نه، Ms امن‌ترین انتخاب است.
اشتباه رایج فارسی‌زبان‌ها: Dear Professor بدون اسم یا Hello dear Dr Wilson. ترجمه «سلام استاد عزیز» در انگلیسی طبیعی نیست؛ بنویس Dear Dr Wilson, یا Dear Professor Wilson,.
جملات آماده ایمیل رسمی
شروع و دلیل نوشتن
| انگلیسی | معنی فارسی |
|---|---|
| I am writing to ask about… | می‌نویسم تا درباره… بپرسم |
| I am writing with regard to… | در خصوص… می‌نویسم |
| Thank you for your email of 3 March. | از ایمیل ۳ مارس شما سپاسگزارم. |
| Following our phone call, … | در پی تماس تلفنی‌مان، … |
درخواست مؤدبانه
| انگلیسی | معنی فارسی |
|---|---|
| Could you please send me…? | ممکن است لطفاً… را برایم بفرستید؟ |
| I would be grateful if you could… | ممنون می‌شوم اگر بتوانید… |
| Would it be possible to…? | آیا امکان دارد…؟ |
| Please find attached… | پیوست… را ملاحظه بفرمایید |
عذرخواهی و پیگیری
| انگلیسی | معنی فارسی |
|---|---|
| I apologise for the delay in replying. | بابت تأخیر در پاسخ عذر می‌خواهم. |
| I am writing to follow up on… | برای پیگیری… می‌نویسم |
| I would appreciate an update on… | ممنون می‌شوم درباره… خبر بدهید |
پایان
| انگلیسی | معنی فارسی |
|---|---|
| I look forward to hearing from you. | منتظر پاسخ شما هستم. |
| Please let me know if you need any further information. | اگر اطلاعات بیشتری لازم است، خبر بدهید. |
| Thank you for your time. | از وقتی که گذاشتید سپاسگزارم. |
سه ایمیل نمونه کامل
این نمونه‌ها را تحریریه وکاژ نوشته است؛ اسم‌ها و شماره‌ها فرضی‌اند. قالب را نگه دار و جزئیات را با موقعیت خودت عوض کن.
نمونه ۱: درخواست تمدید مهلت از استاد
موضوع: Request for an extension – Research Methods essay
Dear Dr Wilson,
I am writing to ask if it would be possible to have a short extension for the Research Methods essay, which is due on Friday.
Unfortunately, I have been ill for most of this week and I have a doctor's note. I have finished the first half of the essay, but I need a few more days to complete the analysis.
Would it be possible to submit it next Wednesday instead? I would be happy to send you the part I have already written.
Thank you very much for your time and understanding.
Kind regards,
Maryam Rahimi
Student ID: 2045178
ترجمه فارسی این ایمیل
دکتر ویلسون گرامی، می‌خواستم بپرسم آیا امکان دارد برای مقاله درس روش تحقیق که موعدش جمعه است کمی فرصت بیشتری داشته باشم. متأسفانه بیشتر این هفته بیمار بوده‌ام و گواهی پزشک دارم. نیمه اول مقاله را تمام کرده‌ام اما برای کامل کردن تحلیل به چند روز دیگر نیاز دارم. آیا ممکن است آن را چهارشنبه آینده تحویل دهم؟ خوشحال می‌شوم بخشی را که نوشته‌ام برایتان بفرستم. از وقت و درکتان بسیار سپاسگزارم. با احترام، مریم رحیمی
نمونه ۲: درخواست شغل (کاور ایمیل)
موضوع: Application for the Junior Data Analyst position
Dear Hiring Manager,
I am writing to apply for the Junior Data Analyst position advertised on your website.
I have a bachelor's degree in Statistics and two years of experience working with sales data at a retail company. In my current role, I prepare weekly reports and build simple dashboards for the sales team.
I have attached my CV and a short portfolio of my work. I would welcome the opportunity to discuss how I could contribute to your team.
Thank you for considering my application. I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Kian Moradi
ترجمه فارسی این ایمیل
مدیر استخدام گرامی، برای موقعیت تحلیلگر داده (سطح پایه) که در وب‌سایتتان آگهی شده درخواست می‌دهم. لیسانس آمار دارم و دو سال تجربه کار با داده‌های فروش در یک شرکت خرده‌فروشی. در نقش فعلی‌ام گزارش‌های هفتگی آماده می‌کنم و داشبوردهای ساده برای تیم فروش می‌سازم. رزومه و نمونه‌کارهایم را پیوست کرده‌ام. خوشحال می‌شوم فرصتی برای گفت‌وگو درباره همکاری با تیمتان داشته باشم. از بررسی درخواستم سپاسگزارم و منتظر پاسخ شما هستم. با احترام، کیان مرادی
نمونه ۳: شکایت و درخواست از پشتیبانی
موضوع: Order 58213 – damaged item
Dear Customer Service Team,
I am writing about my order 58213, which arrived yesterday.
Unfortunately, the glass teapot in the package was broken. I have attached two photos of the item and the box.
Could you please send a replacement or arrange a refund? I would also be grateful if you could let me know whether I need to return the broken item.
Thank you in advance for your help.
Best regards,
Hamid Sadeghi
ترجمه فارسی این ایمیل
تیم پشتیبانی مشتریان گرامی، درباره سفارش شماره ۵۸۲۱۳ که دیروز رسید می‌نویسم. متأسفانه قوری شیشه‌ای داخل بسته شکسته بود. دو عکس از کالا و جعبه پیوست کرده‌ام. لطفاً یک کالای جایگزین بفرستید یا مبلغ را بازگردانید. همچنین ممنون می‌شوم بگویید آیا لازم است کالای شکسته را برگردانم یا نه. پیشاپیش از کمکتان سپاسگزارم. با احترام، حمید صادقی
به ساختار مشترک دقت کن: جمله اول دلیل نوشتن را می‌گوید، هر پاراگراف یک ایده دارد و درخواست با Could you please یا Would it be possible نرم شده است. کلمه‌هایی مثل Unfortunately هم جمله‌ها را به هم وصل می‌کنند؛ بقیه‌شان را در کلمات ربط انگلیسی ببین.
لحن رسمی: چه کنیم و چه نکنیم
| غیررسمی (نکن) | رسمی (بکن) |
|---|---|
| I want to know… | I would like to know… |
| Send me the file. | Could you please send me the file? |
| Sorry, I can't come. | Unfortunately, I will not be able to attend. |
| Thanks a lot!!! | Thank you very much. |
| ASAP | at your earliest convenience |
- از مخفف‌های محاوره‌ای مثل I'm و can't در ایمیلهای خیلی رسمی کمتر استفاده کن.
- همه‌چیز را با حروف بزرگ ننویس؛ بریتیش کانسل در درس آداب ایمیل یادآوری می‌کند که این کار حکم فریاد زدن دارد.
- علامت تعجب و شکلک را کنار بگذار. قواعد نقطه‌گذاری را در علائم نگارشی انگلیسی مرور کن.
- قبل از ارسال، فایل پیوست و اسم گیرنده را دوباره چک کن.
چک‌لیست قبل از ارسال
- موضوع ایمیل روشن و کوتاه است؟
- سلام و پایان با هم جورند و اسم گیرنده درست نوشته شده؟
- دلیل نوشتن در جمله اول آمده؟
- درخواست مؤدبانه و مشخص است؟
- فعل‌ها، حروف تعریف و علائم نگارشی را چک کرده‌ای؟ خطاهای پرتکرار را در اشتباهات رایج انگلیسی ببین.
- پیوست را اضافه کرده‌ای؟
نوشتن ایمیل رسمی مثل هر مهارت دیگری در مسیر آموزش زبان انگلیسی با تکرار راحت می‌شود. هر هفته یک ایمیل تمرینی بنویس، حتی اگر قرار نیست بفرستی‌اش.
نکته وکاژ: جمله‌های آماده را مثل لغت حفظ کن، نه مثل قاعده. چند عبارت پرکاربرد مثل I would be grateful if you could را در وکاژ اضافه کن تا سر موعد مرورشان کنی و موقع نوشتن خودبه‌خود یادت بیایند. روش مرور به‌موقع را ببین.
تمرین کن
اسم گیرنده را نمیدانی. ایمیل را با چه سلام و پایانی می‌نویسی؟
Dear Sir or Madam, و در پایان Yours faithfully,
جمله را رسمی کن: Send me the price list.
Could you please send me the price list?
معادل رسمی ASAP چیست؟
at your earliest convenience
اشتباه را پیدا کن: Dear Ms Sara Ahmadi در ایمیل رسمی.
معمولاً عنوان با نام خانوادگی می‌آید: Dear Ms Ahmadi,
سؤال‌های رایج
ایمیل رسمی انگلیسی را با چه عبارتی شروع کنیم؟
با Dear و عنوان و نام خانوادگی گیرنده، مثل Dear Mr Brown. اگر اسم را نمیدانی، Dear Sir or Madam یا اسم بخش مثل Dear Admissions Team را بنویس.
فرق Yours sincerely و Yours faithfully چیست؟
هر دو رسمیاند. طبق سنت بریتانیایی Yours faithfully معمولاً وقتی است که اسم گیرنده را نمیدانی و Yours sincerely وقتی که میدانی.
آیا Best regards برای ایمیل رسمی مناسب است؟
بله، Best regards و Kind regards در بیشتر ایمیلهای کاری مناسباند و کمی گرمتر از Yours sincerely هستند.
ایمیل رسمی چقدر باید طولانی باشد؟
تا جای ممکن کوتاه. فقط اطلاعات ضروری را بنویس، هر پاراگراف را به یک ایده محدود کن و درخواستت را روشن بگو.
نظرها
هنوز نظری ثبت نشده؛ اولین نفر باش.